Whistleblowing Policy

ΠΟΛΙΤΙΚΗ ΔΙΑΧΕΙΡΙΣΗΣ ΑΝΑΦΟΡΩΝ
LILI DROGERIE SINGLE MEMBER S.A.

Εισαγωγή και Σκοπός της Πολιτικής Διαχείρισης Αναφορών
Η εταιρεία «LILI DROGERIE SINGLE MEMBER S.A.» (στο εξής η «Εταιρεία»), θέτει ως προτεραιότητα τη δραστηριοποίησή της εντός ενός πλαισίου που διέπεται από υψηλό επίπεδο δεοντολογίας και επαγγελματικής συμπεριφοράς. Για το λόγο αυτό διασφαλίζει ότι οι εργαζόμενοι, το Διοικητικό Συμβούλιο καθώς και τα Διευθυντικά στελέχη τηρούν την υποχρέωση συμμόρφωσης με τις επιταγές του νόμου, τους κανονισμούς, τις πολιτικές και διαδικασίες που έχει θεσπίσει η Εταιρεία και ότι οι ενέργειές τους χαρακτηρίζονται από εντιμότητα, ακεραιότητα και υψηλές ηθικές αξίες.
Στο πλαίσιο αυτό και προκειμένου να εξασφαλιστεί η ακεραιότητα και αποτελεσματικότητα της εταιρικής κουλτούρας, δεοντολογίας και αξιοπιστίας που προάγει η Εταιρεία, έχει θεσπιστεί η παρούσα Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών (εφεξής η «Πολιτική»). Η Πολιτική καθορίζει τις αρχές και τον τρόπο λειτουργίας της διαδικασίας που έχει υιοθετήσει η Εταιρεία προκειμένου να λαμβάνει, επεξεργάζεται και διερευνά επώνυμες ή/και ανώνυμες αναφορές και καταγγελίες σχετικά με αντιδεοντολογικές συμπεριφορές, παρατυπίες, παραλείψεις ή αξιόποινες ενέργειες. Βασική δέσμευση της Εταιρείας είναι η προστασία της ανωνυμίας και η διασφάλιση της εμπιστευτικότητας των στοιχείων των ατόμων που υποβάλλουν τέτοιου είδους αναφορές/καταγγελίες.
Θεσμικό Πλαίσιο
Η Πολιτική ενσωματώνει τις απαιτήσεις του κανονιστικού πλαισίου, όπως αυτές αποτυπώνονται ενδεικτικά και όχι περιοριστικά στις ισχύουσες διατάξεις του Ν. 4990/2022 με τίτλο «Προστασία προσώπων που αναφέρουν παραβιάσεις ενωσιακού δικαίου – Ενσωμάτωση της Οδηγίας (ΕΕ) 2019/1937 του Ευρωπαϊκού Κοινοβουλίου και του Συμβουλίου της 23ης Οκτωβρίου 2019 (L 305) και λοιπές επείγουσες ρυθμίσεις».
Ορισμοί
Για τους σκοπούς της παρούσας Πολιτικής ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:
Ως «Πολιτική» νοείται η παρούσα Πολιτική Διαχείρισης Αναφορών.
Ως «Αναφορά» νοείται η προφορική ή γραπτή ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας παροχή πληροφοριών, καταγγελία, σχετικά με παραβιάσεις που αναφέρονται στην παρούσα Πολιτική.
Ως «Αναφέρων» καλείται το φυσικό πρόσωπο, που προβαίνει σε εσωτερική ή εξωτερική Αναφορά ή σε δημόσια αποκάλυψη, παρέχοντας πληροφορίες σχετικά με παραβιάσεις, τις οποίες απέκτησε στο πλαίσιο των εργασιακών δραστηριοτήτων του.
Ως «Αναφερόμενος» καλείται το φυσικό ή νομικό πρόσωπο, το οποίο κατονομάζεται στην εσωτερική ή εξωτερική Αναφορά ή στη δημόσια αποκάλυψη ως πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση ή που σχετίζεται με το πρόσωπο στο οποίο αποδίδεται η παραβίαση που εμπίπτει στο πεδίο εφαρμογής της παρούσης.
Ως «Υπεύθυνος Παραλαβής & Παρακολούθησης Αναφορών» – (Υ.Π.Π.Α.) ορίζεται το άτομο, εργαζόμενος ή τρίτος εξωτερικός συνεργάτης της Εταιρείας, που έχει ορισθεί να παραλαμβάνει Αναφορές, να προβαίνει στις απαιτούμενες ενέργειες προκειμένου τα αρμόδια όργανα να επιληφθούν ή να περατώνει τη διαδικασία, εάν η Αναφορά είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά και γενικά να αναλαμβάνει όλες εκείνες τις αρμοδιότητες που καθορίζονται με τον ν. 4990/2022.
Πεδίο Εφαρμογής
Εφόσον υποπίπτουν στην αντίληψη των εργαζομένων της Εταιρείας, των Διευθυντικών Στελεχών, των μελών του Διοικητικού Συμβουλίου, των πελατών, των προμηθευτών ή συνεργατών της Εταιρείας, των μετόχων της Εταιρείας ή οποιωνδήποτε άλλων τρίτων προσώπων πληροφορίες για συμπεριφορές που αντίκεινται σε νομοθετικές ή κανονιστικές διατάξεις ή έρχονται σε αντίθεση με τους κανονισμούς, τις πολιτικές και διαδικασίες της Εταιρείας και σχετίζονται με αυτήν, οι τελευταίοι μπορούν να υποβάλουν, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στην Πολιτική, Αναφορά απευθυνόμενη στην Εταιρεία.
Αντικείμενο Αναφορών
Ενδεικτικά, και όχι περιοριστικά, αναφέρονται ορισμένα παραδείγματα περιπτώσεων Αναφοράς που θα μπορούσαν να απευθυνθούν προς την Εταιρεία:
Πράξεις που σχετίζονται με τη νομιμοποίηση εσόδων από εγκληματικές δραστηριότητες, χρηματοδότηση της τρομοκρατίας (ξέπλυμα βρώμικου χρήματος)
Πράξεις που σχετίζονται με απάτη ή διαφθορά
Προσφορά ή αποδοχή δωροδοκίας
Κλοπή, υπεξαίρεση, πλαστογραφία, κατάχρηση περιουσιακών στοιχείων της Εταιρείας
Παραβιάσεις δικαιωμάτων πνευματικής και βιομηχανικής ιδιοκτησίας
Παραβιάσεις της νομοθεσίας περί ελεύθερου και αθέμιτου ανταγωνισμού
Πράξεις που παραβιάζουν την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και ζητήματα απορρήτου και εμπιστευτικότητας
Πράξεις που πλήττουν τον σκοπό και τη φήμη της Εταιρείας
Πράξεις έρχονται σε σύγκρουση με τα συμφέροντα της Εταιρείας
Πράξεις που προσβάλλουν τους κανόνες δεοντολογίας που διέπουν τη δραστηριότητα και εσωτερική οργάνωση της Εταιρείας
Πράξεις που προσβάλλουν τις πολιτικές και διαδικασίες που έχει θεσπίσει η Εταιρεία, μεταξύ των οποίων και ανάρμοστη συμπεριφορά, παρενόχληση, εκφοβισμός, κατάχρηση εξουσίας κ.ά.
Πράξεις που θέτουν σε κίνδυνο την υγεία και την ασφάλεια των εργαζομένων και των πελατών της Εταιρείας
Πράξεις επιζήμιες για το περιβάλλον
Διευκρινίζεται ότι δεν δύναται να υποβληθούν Αναφορές για:
Διαφωνίες σε θέματα σχετικά με την εργασιακή σχέση ή προσωπικά ζητήματα μεταξύ συναδέλφων ή εργαζομένων και προϊσταμένων ούτε πολιτικές και αποφάσεις της Διοίκησης της Εταιρείας.
Διαφορές πελατών με την Εταιρεία στα πλαίσια της εμπορικής τους συνεργασίας.
Αναφορές και καταγγελίες καταναλωτών ως προς την ποιότητα των παρεχόμενων υπηρεσιών και προϊόντων από την Εταιρεία, οι οποίες δεν αποτελούν αντικείμενο της Πολιτικής.
Υπεύθυνος Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α.)
6.1. Ορισμός
Η Εταιρεία έχει ορίσει Υπεύθυνο Παραλαβής και Παρακολούθησης Αναφορών (Υ.Π.Π.Α) την Γραμματέα του Γενικού Διευθυντή της Εταιρείας.
6.2. Υποχρεώσεις και Αρμοδιότητες του Υ.Π.Π.Α.
Σύμφωνα με το άρθρο 10 §2 του Ν. 4990/2022, οι αρμοδιότητες του Υ.Π.Π.Α. είναι οι κάτωθι:
α) παρέχει τις κατάλληλες πληροφορίες σχετικά με τη δυνατότητα υποβολής Αναφοράς εντός του φορέα και κοινοποιούν τις σχετικές πληροφορίες σε εμφανές σημείο του φορέα,
β) παραλαμβάνει Αναφορές σχετικά με παραβιάσεις που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος,
γ) βεβαιώνει την παραλαβή της Αναφοράς στον αναφέροντα εντός προθεσμίας επτά (7) εργάσιμων ημερών από την ημέρα παραλαβής,
δ) προβαίνει στις απαραίτητες ενέργειες, προκειμένου να επιληφθούν της Αναφοράς τα αρμόδια όργανα της εταιρείας ή οι αρμόδιοι κατά περίπτωση φορείς, ή περατώνει τη διαδικασία, με την αρχειοθέτηση της Αναφοράς, αν είναι ακατάληπτη ή υποβάλλεται καταχρηστικά ή δεν περιέχει περιστατικά τα οποία να στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου ή δεν συντρέχουν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης στον αναφέροντα ο οποίος, αν θεωρεί ότι δεν αντιμετωπίστηκε αποτελεσματικά, δύναται να την επανυποβάλλει στην Εθνική Αρχή Διαφάνειας (Ε.Α.Δ.), η οποία, ως εξωτερικός δίαυλος, ασκεί τις αρμοδιότητες του άρθρου 12 του Ν. 4990/2022,
ε) διασφαλίζει την προστασία της εμπιστευτικότητας της ταυτότητας του αναφέροντος και κάθε τρίτου που κατονομάζεται στην Αναφορά, εμποδίζοντας την πρόσβαση σε αυτή σε μη εξουσιοδοτημένα πρόσωπα,
στ) παρακολουθεί τις Αναφορές και διατηρεί επικοινωνία με τον αναφέροντα και, εφόσον απαιτείται, ζητεί περαιτέρω πληροφορίες από αυτόν,
ζ) παρέχει ενημέρωση στον αναφέροντα για τις ενέργειες που αναλαμβάνονται μέσα σε εύλογο χρονικό διάστημα, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες από τη βεβαίωση παραλαβής, ή αν δεν έχει αποσταλεί βεβαίωση στον αναφέροντα, τους τρεις (3) μήνες από το πέρας των επτά (7) εργάσιμων ημερών από την υποβολή της Αναφοράς,
η) παρέχει σαφείς και εύκολα προσβάσιμες πληροφορίες για τις διαδικασίες υπό τις οποίες οι Αναφορές μπορούν να υποβληθούν στην Ε.Α.Δ. και, κατά περίπτωση, σε δημόσιους φορείς ή θεσμικά και λοιπά όργανα ή οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, και
θ) σχεδιάζει και συντονίζει επιμορφωτικές δράσεις σχετικά με τη δεοντολογία και την ακεραιότητα, συμμετέχει στη χάραξη εσωτερικών πολιτικών για την ενίσχυση της ακεραιότητας και της διαφάνειας στον φορέα.
Ο Υ.Π.Π.Α. οφείλει να:
α) ασκεί τα καθήκοντά του με ακεραιότητα, αντικειμενικότητα, αμεροληψία, διαφάνεια και κοινωνική υπευθυνότητα,
β) σέβεται και τηρεί τους κανόνες εχεμύθειας και εμπιστευτικότητας για θέματα για τα οποία έλαβε γνώση κατά την άσκηση των καθηκόντων του,
γ) απέχει από τη διαχείριση συγκεκριμένων υποθέσεων, δηλώνοντας κώλυμα, εφόσον συντρέχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων.
Διαδικασία Υποβολής Αναφορών
Προκειμένου να διευκολυνθεί η έρευνα και η ορθή αξιολόγηση των Αναφορών, οι Αναφέροντες προτρέπονται να περιλαμβάνουν σε αυτές, κατ’ ελάχιστον, τα γεγονότα, συμβάντα, συμπεριφορές που προκάλεσαν την υποψία/ανησυχία, με αναφορά σε όνομα των ατόμων/μερών που εμπλέκονται, όνομα τυχόν μαρτύρων (εάν υπάρχουν), ημερομηνία, ώρα και τοποθεσία του συμβάντος, οποιεσδήποτε λεπτομέρειες ή αποδεικτικά στοιχεία, σχετιζόμενα ποσά ή περιουσιακά στοιχεία, συχνότητα του περιστατικού, καθώς και τον λόγο που τους οδήγησε στην υποβολή της Αναφοράς. Σε καμία περίπτωση δεν αναμένεται η Αναφορά να αποδεικνύει τις ενδεχόμενες ανησυχίες/υποψίες του Αναφέροντος, ωστόσο προτρέπεται να αναφέρεται το σύνολο των διαθέσιμων πληροφοριών, ώστε να διευκολύνεται η στοιχειοθέτηση και διερεύνηση της υπόθεσης.
Η Εταιρεία, σε πλήρη εναρμόνιση με το θεσμικό πλαίσιο και με σκοπό την καθιέρωση τρόπου υποβολής Αναφοράς, εύκολα προσβάσιμου στον χρήστη, διαθέτει τους παρακάτω διαύλους επικοινωνίας όπου οι Αναφορές δύνανται να υποβληθούν με ασφαλή και εύχρηστο τρόπο:
Σε δια ζώσης συνάντηση με τον Υ.Π.Π.Α.
Τηλεφωνικά: 6938705972
Μέσω Ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: YPPA@lilidrogerie.gr
Ταχυδρομικά στη διεύθυνση: Ελευθερίου Βενιζέλου 28-32, Νέα Ιωνία Αττικής, 14231 – με την ένδειξη «ΕΜΠΙΣΤΕΥΤΙΚΟ» προς τον Υ.Π.Π.Α. Επισημαίνεται ότι η εν λόγω αλληλογραφία θα πρωτοκολλάται χωρίς να ανοίγεται διαδικασία που θα τηρείται σχολαστικά από τους αρμόδιους και θα επισύρει κυρώσεις σε περίπτωση λαθών ή παραλείψεων.
Οποιαδήποτε έκφραση διαμαρτυρίας, δυσαρέσκειας, άποψης ή/και παραπόνου, που δεν υποβάλλεται μέσω της διαδικασίας για την υποβολή Αναφορών, δεν αναγνωρίζεται και δεν αντιμετωπίζεται ως Αναφορά και δεν ισχύουν στις περιπτώσεις αυτές, οι κανόνες και η διαδικασία που υιοθετούνται μέσω της παρούσας Πολιτικής.
Υποχρέωση Εμπιστευτικότητας και Ανωνυμία Αναφέροντος
Σχετικά με την εξασφάλιση της ανωνυμίας του Αναφέροντος, στο άρθρο 14 §§1,2 του Ν. 4990/2022 αναφέρονται τα κάτωθι:
Δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και κάθε είδους πληροφορίες που οδηγούν, άμεσα ή έμμεσα, στην ταυτοποίηση του αναφέροντος, δεν αποκαλύπτονται σε οποιονδήποτε άλλον πέρα από τα εξουσιοδοτημένα μέλη του προσωπικού που είναι αρμόδια να λαμβάνουν, ή να παρακολουθούν τις Αναφορές, εκτός αν συγκατατεθεί σχετικά ο αναφέρων. Προς τον σκοπό αυτόν, ο Υ.Π.Π.Α. λαμβάνει τα κατάλληλα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα, όπως τεχνικές ψευδωνυμοποίησης, κατά την παρακολούθηση της Αναφοράς και την επικοινωνία με τις αρμόδιες αρχές.
Κατά παρέκκλιση της §1, η ταυτότητα του αναφέροντος και κάθε άλλη πληροφορία μπορεί να αποκαλύπτεται μόνο στις περιπτώσεις που απαιτείται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο, στο πλαίσιο ερευνών αρμόδιων αρχών ή στο πλαίσιο δικαστικών διαδικασιών, και εφόσον αυτή είναι αναγκαία για την εξυπηρέτηση των σκοπών του παρόντος ή για τη διασφάλιση των υπερασπιστικών δικαιωμάτων του αναφερομένου.
Ωστόσο, ενθαρρύνονται από την Εταιρεία οι επώνυμες Αναφορές, δεδομένου ότι οι ανώνυμες Αναφορές καθιστούν ιδιαίτερα δυσχερή και ενίοτε αναποτελεσματική την διεργασία της αναλυτικής διερεύνησής τους, λόγω της μη δυνατότητας παροχής πρόσθετων αναγκαίων στοιχείων (π.χ. μη δυνατή ενδεχόμενη απ’ ευθείας συνομιλία, συνάντηση για την παροχή διευκρινίσεων με τον Αναφέροντα κατά τη διερευνητική διαδικασία) αλλά και λόγω της δυσκολίας ελέγχου και αξιολόγησης της αξιοπιστίας των Αναφορών.
Προστασία Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα
Η Εταιρεία, εναρμονισμένη με την ευρωπαϊκή και εθνική νομοθεσία και απόλυτα σεβόμενη την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, λαμβάνει όλα τα απαραίτητα τεχνικά και οργανωτικά μέτρα για την προστασία των προσωπικών δεδομένων, τηρώντας υψηλές προδιαγραφές στα συστήματα της και τις διαδικασίες τις οποίες ακολουθεί αναφορικά με την Πολιτική.
Τήρηση αρχείου στατιστικών δεδομένων
Η Εταιρεία τηρεί σε ηλεκτρονική ή/και σε έγχαρτη μορφή με τις απαραίτητες προδιαγραφές ασφαλείας, αρχείο για το οποίο αρμόδιος είναι ο Υ.Π.Π.Α. και το οποίο περιλαμβάνει το περιεχόμενο όλων των Αναφορών που υποβάλλονται, την πορεία διερεύνησής τους, το ιστορικό κτλ., για ελάχιστη περίοδο πέντε (5) ετών από την ημερομηνία υποβολής τους. Αυτό το χρονικό διάστημα κρίνεται εύλογο και αναγκαίο για την αποτελεσματική διαχείριση των Αναφορών και την αποτελεσματική αντιμετώπιση των θεμάτων που ανακύπτουν, με απώτερο στόχο την πρόληψη εμφάνισης συναφών περιστατικών στο μέλλον και μπορεί να επεκτείνεται ή να συντέμνεται εφόσον κάτι τέτοιο επιβάλλεται από τη νομοθεσία.
Επικαιροποίηση και Εκπαίδευση
Η Πολιτική ενδέχεται να τροποποιείται ή/και να συμπληρώνεται περιοδικά, εφόσον κριθεί απαραίτητο, ώστε να αντικατοπτρίζει τυχόν αλλαγές στον μηχανισμό υποβολής Αναφορών καθώς και τις κείμενες νομοθετικές διατάξεις και βέλτιστες πρακτικές. Σε αυτή την περίπτωση η τελευταία έκδοση της Πολιτικής δημοσιεύεται στον ιστότοπο της Εταιρείας: https://lilidrogerie.gr/
Την ευθύνη της προετοιμασίας και της πρότασης των αναθεωρήσεων της Πολιτικής έχει ο Υ.Π.Π.Α.
Επικοινωνία
Σε περίπτωση που χρειάζεστε οποιαδήποτε διευκρίνιση σχετικά με τη διαδικασία υποβολής Αναφοράς, ή οποιοδήποτε άλλο αίτημα, μπορείτε να επικοινωνήσετε με την Εταιρεία στην ακόλουθη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: YPPA@lilidrogerie.gr